町内会防災対策22～ちょっと一休み：会議ってなあに？～

町内会の目標のレベルを下げてみませんか？

　町内会には大きく二つのパターンがあるようです。
　一つは、変化が分かる町内会。そして、　もう一つは、明らかに変化していない町内会。

　どちらが良い悪いではなく、自分が希望する町内会の姿はどちらかということを考えてみませんか？

　「あんたのところはうまくいってるからいいけどさ」
　「変えるのが大変な町内会だってあるんだよ」
　「どうすれば変えられるんだっていうのさ」

　まったくその通りです。町内会を変えることは大変です。私も、同じように今も苦労しています。

　そこで、ちょっと目標のレベルを下げてみませんか？大きな変化ではなく、少しの変化を求めてみませんか？

　「公園清掃の参加人数が去年は平均８人でした。今年の目標は、１０人にしましょう」
　「夏祭りのお手伝い、役員プラス二人にしましょう」
　「町内会報の発行を月２回に増やしましょう」

そんなことでも変化は生まれます。

会議の目的が曖昧になっていませんか？

　町内会の会議は月に１回が普通です。その会議の議題はどのようなものが多いですか？

　議題・・・決めなければならない話題

　　　　　行事の取り組みと分担・費用の掛かる計画・自治体からの依頼
　　　　　連合町内会の協力・総会の準備について・役員選考など

　報告・・・役員にお知らせしなければならない情報

　　　　　毎月の決算経過・各部の取り組み状況・連合町内会の取り組み
　　　　　関係団体からの情報・治安情報など

　連絡・・・決定している事項のお知らせ・行政からの情報など

　ほとんどこのような内容ですが、会議は何をするところかははっきりしていますか？

　会議とは、「関係者が集まって相談をし、物事を決定すること」（『大辞泉』小学館）。つまり、議題の無い会議はあり得ないということです。

今回の議題はなんですか？

　会議の目的は、大きく分けて「アイデア出し」「意思決定」「情報共有」の3つの種類に分類されます。

　「アイデア出し」

　いろいろな意見を出し合います。その意見やアイディアをみんなで広げて新たな意見に進めていく会議です。問題発見・解決に向けた会議は、アイデア出し目的の会議の一つと言えます。

　「情報共有」

　報告・連絡・相談をするです。決定事項や起こった出来事などを役員間で共有します。報告・連絡・相談のための会議を行う場合、会議の内容を議事録に残すことが大切です。

　「意思決定」

　意思決定をする会議は、意見交換の後に意思決定までを完了する必要があります。会議の時間内に意思決定まで済ませるには、建設的な議論を行える資料や説明などの準備が必要です。

さて、あなたの町内会の会議では、どの目的の会議になっていますか？

何が決まって、何が決まっていないの？

　会議が終わって会場を片付けしていて毎回思うことが、「今日何が決まったんだろう」ということでした。

　会議後、隣の方に、
「今日は〇〇ということに決まったんですよね」と尋ねると、
➡「よくわかんないけど、いつも通りだと思うよ。今日は資料ないしさ、なんも分んないでしょ。」
「資料はいつも出ないんですか？」
➡「会議で決まってから、作るんだわ。」
（心の声）「？？？（大丈夫か？この町内会）？？」

　常に言われることは、「何も問題起こらないから大丈夫」という根拠のない言葉ですが、とても名言でもあります。でもね・・・。

会議を公開していますか？

　町内会で役員会の議事録を公開してほしいという会員からの声があり、大問題になったそうです。

「会議でしゃべったことを公開したら何言われるかわからないから駄目だ」
「後で嫌味を言われるから」
「誰がしゃべったかわかると文句言われる」
「会議は何を言ってもいいはずだ」

続きは次回へ

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　　　会議の内容を
　　　　　行政からの情報を