町内会ホームページ作成18～「トラブルの原因は、伝える側にもある」～

会議での外部からの仕事依頼はしっかり説明を　

　町内会の会議を進めていく中で、多様な役割や手伝い要請が降ってわいてくることありませんか？
　・神社の例大祭の役員をお願いされている。やってくれる人は？
　・○○の割り当てが。希望者は？　いなければ個別にお願いする。
　・役所から○○の協力依頼が来ている。協力してくれる人は？

事故の時の保障は大丈夫ですか？

　会議で外部からの仕事依頼が来ると、内容の説明がないまま、「やりますよ。」「日程が合えばいいですよ。」と気軽に協力されています。ありがたいことだと思います。
　申し訳ないのですが、
　・依頼の主体はどなたですか？
　・どのような仕事内容ですか？
　・会議の日程は？
　・詳しい説明は？文書を見せてください。
　できるだけの内容を確認しませんか？面倒かもしれません。口うるさく感じられるかもしれません。でも、仕事を受けた方の事故の時の保障を確認するためです。

活動を保障は依頼者の責任　

　私の住んでいる市では、町内会の活動で事故にあわれた時の保障があります。しかし、その保障ですべての活動がカバーできるかどうかは明確ではありません。
　外部の仕事の依頼を受けるときに、その点を明確にしていないことで、怪我に対する補償を受けられなかった事例がありました。
　ですから、会議で出てくる依頼については、必ず（できるだけ？）文書とともに提出してもらうように声を出しています。
　外部の仕事の依頼を断れということではありません。責任を持ちたいという意味合いです。

　「これは大丈夫だから・・・。」という無責任な依頼はできないのです。
　幸い、最近の依頼については責任の所在が明確だということを確認できているのでほっとしています。

日々のお願いも、目に見える形で繰り返し丁寧に！

　町内会の日々の取り組みの中にも、事前にお知らせしていたことが守られていないということは多々あります。
　ゴミステーションに指定されたゴミ以外が出されていることがたまにあります。
　このような事例が出ると必ずと言ってよいほど、「係（私）が毎回毎回、何度も何度も知らせているのに、なぜ、こうなるのか？？？」と会議の席で発言があります。

どうしてこのようなことが起きるのかを考えてみると・・・？

　私が町内会の役員になる前には、そのように毎回毎回、何度も何度もお知らせいただいた記憶はありません。
　確かに、役員会では毎回のように話題になっていました。でも、そのたびに、「周知を繰り返しましょう。」という確認だけで、再度の広報活動も十分でなかったと反省をしました。
　話し合うことで、「十分に検討した　今後はよくなるだろう」という勝手な思い込みが、「何度言っても協力してくれない」という方向へずれていったのでしょう。
「伝えたいこと」➡「どうやって伝えるか」➡「伝える活動は終わったか」➡「伝わったのか」というゴールの確認を忘れていました。

「町内会の見える化」

　役員の改選、ゴミ出しのルール、回覧板の回し遅れなど、多くの町内会で抱える悩みでもありますね。
　トラブルに対応して話を伺って見ると、多くの場合「聞いてないよ」「そんなお知らせ、いつ回ったの？」という「情報の伝達」場面での不備が多く、そのことが不十分だったことがわかりました。

　しかも、伝える側（役員サイド）は、「何年も前から伝えている」「ちゃんと言ったでしょ」ということが多いです。しかし、知る側（住民サイド）は、「直接聴いていないよ」「いつの話さ？」と確認できない状況にありました。
つまり、「言った」（つもり）では、伝わらないことがあるということです。古くからいる人ならわかるけど、新しい人・初めて取り組む人には口頭では理解されていない（らしい）ことがわかりました。

「つもり」ではなく「見える」ようにすることが大切

　そこで、回覧やホームページなどにいつでも見られるように記載しておくことから始めてはいかがでしょうか？スマホなどのデバイスでいつでも情報を得られるということで、連絡漏れが少しでも改善できればと思います。
　回覧はほとんど読んでいないという方でも、その文書・文章を見られると納得してくれるでしょう。

　トラブルの原因は、伝える側にもあるということを基本に、丁寧な応報伝達を繰り返すことを考えてみましょう。紙の回覧よりもホームページを使った掲示板が有効のようです。もちろん両方あることが大切です。

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