町内会ホームページ作成5~「町内会の意見集約」~

町内会のホームページを依頼される時に多いご希望

町内会の皆さんが苦労されていることの一つが、「町内会のみんなの意見を集められるようにしてほしい」ということです。

★町内会の人とのつながりが薄くなって皆さんの希望が分からない
★紙のアンケートでは集まらない・書いてくれない
★アンケートを取ってもまとめるのが大変
★たくさんのご意見を聞きたいけど、皆さんも面倒だろうな

という不安から町内会の皆さんはなかなか次の手が見つからないということでお悩みのようです。
大変よくわかります。自分の町内会も会員の声をいかにして拾い上げるかが大きな課題となっています。

ホームページにアンケートを貼り付けて置いたら？

こんなことを思いついて、調べてみました。
☆印刷・配布の仕事がいりません☆集約は機械がやってくれます
☆記名無しのアンケートも記名有のアンケートも可能です
☆結果の報告もホームページでできるので、レスポンスがよくなります

こんな便利なツールがあったらどうします？しかも、無料で使えるとしたら？？？？

Googleのツールの中に、Googleフォームというツール

フォーマットに合わせて質問事項を作成し、メール添付やQRコードを読み取ってもらうことですぐに回答ができます。スマホでできることが一番。
しかも意見の集約を自動集計で、Googleスプレッドシート（EXCELとほぼ同じ表計算シート）に書き出してくれるので非常に楽です。

実際に「町内会の防災意識調査」に使ってみました。
600軒あるうちの310軒から回答をいただいたのですが、110軒がWEBでのGoogleフォーム回答でした。（残りの200軒が紙ベースでの提出でした(笑)）

委任状から意見表明書への転換

この他、町内会の行事の参加申し込みにかなりの頻度で使っています。
また、現在検討中なのが町内会最大のイベントである定期総会の委任状の電子化です。
まだまだ（多分これからも）完全電子化ではなく、従来の紙ベースの委任状とGoogleフォームを使った委任状のハイブリットです。
これを導入することの一番のねらい・最終形態は、委任状から意見表明書への転換です。
総会を成功させる（定足数を確保する）ためだけの委任状ではなく、総会に事情があって参加できない方の意見も拾い上げるということで検討を重ねています。

メディアの活用はまだまだ奥が深い

少しでも、多くの声を拾うために
少しでも、町内会がみんなの物であるために
少しでも、自分たち役員が楽できるように
これからも楽しみたいと思っています。

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