「会員名簿（台帳）はシンプルで」

前回、町内会の会員名簿について触れました。

私も自分の町内会の会員名簿（住民台帳）を作成しました。会員数は600名。

結構大きい町内会で、半世紀の歴史のある古い町内会です。古いということは過去の資料がたくさんあるかと思いきや、ほとんどが個人管理で、引きがれるものは限られているのがどこの町内会も同じようです。一つ良かった（？）のは、個人情報の集約をしていなかったことです。

個人情報の流出の心配がないことを確認した時には、ほっとしました。と同時に、「これから作るのかよ？？まいったなぁ！！」とショックもありました。

シンプルでかつ拡張性の高いものへ

会員名簿は、個人情報の塊ですから、扱い方や保管を慎重にする必要があります。また、災害対策や高齢化対策などに拡張できる形式を考えて作成する必要があります。

日常的に利用するのはだれか、保管や定期点検はだれが、データ保管はだれが、など管理体制を明確にすることが必須です。

汎用性の高い名簿に

名簿はただの住民台帳として使う場合のほかに、緊急時の所在確認など活用範囲が広がっていきます。しかし、個人情報の管理という点からも管理体制は限定的なものにすることが必要です。

また、用途も限定的なものを想定する必要があります。できるだけ個人情報が特定されないことを条件に、町内会の皆さんの許諾をいただかなければなりません。

今回は、できた会員情報をWordの差し込み印刷で、町内会地図に転用！することにしました。また、防災避難のための各家庭の情報を取り込むことで、防災台帳にも転用できるフォーマットを作りました。

名簿の一元管理の課題

これまでバラバラだった会員情報をこうして一元管理をすることになりました。保管責任者は町内会長です。名簿担当者は町内会の役員から特命の担当を指定し、情報管理もばっちりです。

インターネットからの流出が起こらないように、利用記録や保全確認簿などのセキュリティ対策を確立する必要があります。

このようなノウハウは、行政や専門機関の研修を受けるなどの学習と管理体制をしっかり作ることで身に着けていきます。

参考サイト：https://www.ppc.go.jp/files/pdf/meibo_sakusei.pdf