「イベント開催の参加者集約も簡単に」

町内会ではいろいろな行事が計画されますが、その取り組みで大きな負担になっているのが参加者の情報集約です。

もちろんある程度の人数を集めることが必要なのですが、その次に確認しておかなければならないのが

「年齢と性別、緊急時の連絡先」

これらはすべて個人情報にあたるので、紙ベースの申し込みで集める場合は、町内会全家庭分の申込書とそれを入れて返送する封筒が必要になります。

実はこれが面倒で、新しい取り組みに手が出ないとおっしゃる町内会があるのです。

そこで、IT機能を使ってデータ収集をすることを考えます。

一番簡単なのが、メール・FAXでの集約です。

ところがこれはいただいた情報を再度データ作成しなければならないという落とし穴が待っています。

ITは効率化・便利さ・楽さが売り物ですから、アンケートフォーム機能を使います。

作業は二つ！事前準備に、イベント告知パンフレットと申込フォームのデザインをすることと、集約されたデータを開くだけ！！！！

誰が集約するんだ～い？・・・ITがやってくれるんです。

こんな楽なシステムなら、使わない手はありませんね。

しかも、無料のシステムです。

実際に、私は3,200人のアンケート集約を一人でやっていました。すべて無料で！！

アンケートフォームを作って、メール添付で送信し、後は締め切り日を待つだけ。結果は自動で出来上がっています。（未提出の方には電話で催促というところがアナログですが）

アンケートのフォームは無料の物を使います。フォーム自体の作成は１時間程度。そのフォームをQRコードに変えて貼り付けた文書やメールを関係者に送付。この作業が２日ほど。後は締め切り日を待つだけ。

名簿の作成・受付メールの自動送信・集計とグラフ、すべて自動で機械が勝手にやってくれます。しかも、無料で。

町内会なら、いろいろなイベントの申し込みもフォームで一発！！

町内会の定期総会の委任状の集約も、公園清掃の人数把も、町内会のBBQパーティーも、夏祭りのお手伝い募集の集約も・・・。

係・担当者の負担はかなり削減できますね。