町内会ホームページ作成47～会議って何をすることが目的なんだろう？？？～

会議は何をするところ？

　町内会の役員になって数回後の役員会で疑問を持ち始めていました。
　　「あれ、今日は何を話し合うんだろう？」
　　「これは何について決めようとしているの？」
　　「結局、話し合いだったの？雑談だったの？」

　次の役員会で、前回の役員会の議事録が渡されるのですが、話題になったことが記載されているが、議題がないし、結論の記載もないのです。

　記載の多くは、連絡事項。町内会の話よりも連合町内会の行事やその役割分担についてが主となっています。

　もちろん自分たちの町内会の取り組みについての話し合いはありますが、担当になった方からの経過報告と決定事項の通知のみ。

　会議って何をすることが目的なんだろう？？？

役員は町内会の代表だという誤解？

　会議（？）を進めていくと、時折このような言葉が聞かれます。
　「私たちは町内会の代表だから、決定権がある」
　「役員会の決定が町内会の決定」
　「役員会で決まったことをみんなに伝えるのが役員の仕事」

　違和感あるなぁ。なんだろう、この嫌な感じ？

　あわててご近所の町内会の会則をかき集めて調べてみると、
　・「決議」権は総会にある
　・町内会の事業（案）について「審議」する
　とあります。

　どこにも「代表」とか「決定権がある」とは記載されていません。皆さんの町内会はいかがですか？

誰のために決めるの？

　間違いなく、町内会の皆さんのために様々なことを決めていくことが基本です。ですから、決めたことは知らされなければなりません。知らされて皆さんが了承することで決定となることが必要なのです。

　この手続きは、緊急を要するとか以前から話し合ってきた結果などの場合は知らせることだけで決定となることもあるようです。それも、その経過を改めてお知らせすることがある方がよいとは思いますが。

役員会の責務とは？

　町内会の会議では、すべてを役員会だけで決定できるわけではないということはご理解いただけたと思います。また、会員の皆さんのご希望があってもどうしてもできないということも少なくありません。

　以前は行っていた公園での花火大会が、公園条例で禁止になっています。その条例について周知できていない町内会は、「花火大会の禁止」を理解していただけません。

　役員会は、様々な取り組みについて町内会の皆さんの希望や願いに沿って実施できるように工夫・調査しながら準備をすることが責務なのです。

委任されてたっけ？

　役員の皆さんの誤解の中に、「委任」ということがあるようです。
　「総会で委任状をいただいているので、任されている」
　「そうだ、そうだ」

　委任状は、総会の議事に関する議決についての委任です。すべての内容を任されているのではありません。しかし、会則で書かれているように、町内会に必要な議題について「代理」で話し合う責任はあります。

　役員の皆さんは町内会の様々な取り組みを進めるために話し合い、「案」をまとめることが仕事なのです。

　最終決定は、本来、町内会員の承認が必要です。」最低限、その決定の経過や内容については周知する必要があります。

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　　何が決まったか
　　　そのためには何が必要か
　　　　　町内の皆さんへの情報発信に