町内会ホームページ作成19～「デジタル化の道はすぐそこに」～

デジタル化を阻むものは人？

　町内会では、徐々にデジタル化の取り組みが始まっています。その取り組みは、地域ごとにかなりの温度差があるようです。
　町内会の役員から、「時代はデジタル化。行政からの指導もあるので町内会もできるだけ情報化・デジタル化に取り組みましょう！」と提案があり、反対もなく、承認されました。
　翌月、デジタル化に取り組む担当者から全体に
　「メールのアカウントを各自持ってください。
　　　　　今後少しずつメールで連絡や資料を送りますので。」
　とお願いがなされました。が、皆さん猛反対？？？？
理由は、
・メールはやったことがない。この歳でもうできないよ。
・パソコンを持っていない。買えというのか？
・今まででいいじゃないか。なぜ、新しいことに取り組むんだ。

デジタル化の道は遠い？

　ある町内会の役員会議で、実際にあったことです。しかも複数の町内会でほぼ同じことが起こっています。当然、担当役員さんから、「決まったんだから協力してくださいよ。」と泣きが入ります。

　いくつかのお付き合いのある町内会の役員さんからご相談いただきます。
　「会議が混乱してしまったんだけど何とかならんかね。」
　「何がまずかったのかわからないんだ。」

メリットとデメリットの説明はなされました？

　町内会の運営がご高齢の方が中心になっている一部の組織では、このようなデジタル拒否軍が多くいらっしゃいます。決して反対したわけではなく、不安や苦手意識がそうさせるのです。
　以前からお知らせしていますように、説明段階で不十分なことがあると、その不安や苦手意識が予想以上に大きなものになって帰ってきます。

デジタル化のメリットについて説明することから始めてみませんか？
　メリットは、事務局・役員側のメリットと、町内会全体のメリットに分かれます。会議で喜ばれるのは、前者です。

どんなメリットがあるでしょう？

・過去文書の原本を一括管理できます➡新たに作らなくても、そのまま必要な部分を書き換えるだけで使えます
・過去の会報を電子化して保存➡いつでも閲覧・利用ができます
・会議前に資料を全員に送付➡資料配布の手間がなくなります。
・緊急の場合の稟議決定が可能➡集まらなくてもメールで決定
・役員の会議日程の連絡がメールで➡日程確認が簡単

　これらのメリットは役員には大きなメリットです。この点を会議で提案できていれば、反対者は少なくなります。

　次に、町内会全体のメリットについて考えましょう。
・ホームページやSNSの活用➡町内会の情報がいつでも見られます
・電子回覧板の活用➡いつでも、どこで、スマホでも閲覧できます
・連絡窓口を電子化する➡町内会への質問や意見を出せます
・行事日程や参加フォームの活用➡自由な時間に確認・申し込みができます

デメリットも必ず触れて

　このような内容紹介を会議にしっかりと文書提案されているかをもう一度確認してください。いくつかの町内会では、ほとんどの内容を口頭提案だったことから十分な理解がなされていなかったようです。
　文書の提案では、デメリットも必ず触れてください。
　　●担当者に負担がかかる➡分担することで軽減できる
　　●慣れるまで時間がかかる➡丁寧に経過を知らせて不安を軽減できる
　　●今までの取り組みをすべて切り替えることは難しい
　　　　　　　　　　　　　➡新旧並行して行うことで不安を軽減できる

時間をかけて検討することが必要

　このような内容をしっかりと知らせて、時間をかけて検討することが必要です。実際には、取り組んでいく過程を見ながら・見せながらメリットを実感していただくことがよい結果につながっています。
　楽しさや便利さを知っていただくこと、多くの方が新しい取り組みを規定していることをお伝えし理解していただくことが必要になります。

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